De ene aanbieder noemt zich “sociaal secretariaat”, de andere “payroll partner”, een derde “HR- en payrolldienstverlener”. Ze beloven allemaal hetzelfde: jij focust op je zaak, zij doen je lonen. Maar achter die labels zit een verschil dat de RSZ wél heel serieus neemt.

Start de gratis vergelijking

Payroll partner: een commerciële term, geen wettelijk statuut

“Payroll partner” of “payroll provider” is geen beschermde titel. Het is een verzamelnaam voor elke externe partij die je loonadministratie geheel of gedeeltelijk overneemt. Dat kan een erkend sociaal secretariaat zijn, maar evengoed een boekhoudkantoor met een payrolldienst, een softwarebedrijf of een internationale payrollspecialist.

“Sociaal secretariaat” is dat wel. De RSZ maakt een hard onderscheid tussen twee soorten dienstverleners die namens jou je sociale verplichtingen mogen opnemen:

Erkende sociale secretariaten — vzw’s die door de minister van Sociale Zaken erkend zijn en daarvoor aan voorwaarden en financiële controles onderworpen worden.
Sociale dienstverrichters — partijen zonder die erkenning. Ze mogen de titel “sociaal secretariaat” niet gebruiken.

Elke payroll partner in België valt dus in één van die twee categorieën, of werkt zelf met een erkend sociaal secretariaat op de achtergrond. Vraag dus altijd: in welke categorie val jij?

Het grote verschil: wie int je sociale bijdragen?

De erkenning geeft een sociaal secretariaat één exclusief voorrecht: het mag de sociale bijdragen van zijn aangesloten werkgevers innen en doorstorten aan de RSZ. Een sociale dienstverrichter mag dat niet.

Concreet verandert dat je betaalstroom:

Bij een erkend sociaal secretariaat betaal je je RSZ-bijdragen aan het secretariaat, dat ze verder doorstort.
Bij een sociale dienstverrichter doet die partij je aangiftes, maar betaal je je bijdragen zelf rechtstreeks aan de RSZ.

Dat klinkt technisch, maar het raakt je dagelijkse werking: wie bewaakt je betaaltermijnen, wie krijgt de betaaloproepen, en bij wie klop je aan als er iets fout loopt?

Wat beide wél kunnen

Op het vlak van dienstverlening liggen beide types vaak dichter bij elkaar dan je zou denken. Zowel een erkend sociaal secretariaat als een sociale dienstverrichter kan:

je lonen berekenen en loonbrieven opmaken,
je Dimona- en DmfA-aangiftes indienen, op basis van een mandaat dat jullie samen registreren via de RSZ-toepassing Mahis,
payrollsoftware en een werknemersportaal aanbieden,
sociaal-juridisch advies geven, afhankelijk van hun pakket.

Je kan zelfs kiezen om een deel van je administratie zelf te doen en een deel uit te besteden. Belangrijk: welke partner je ook kiest, de eindverantwoordelijkheid blijft altijd bij jou als werkgever.

Wanneer kies je voor wat?

Een erkend sociaal secretariaat past bij werkgevers die de volledige keten uit handen willen geven: berekening, aangiftes én de betaling van bijdragen, met een partij die extra overheidscontrole ondergaat. Dat is de klassieke keuze voor de meeste kmo’s.

Een payroll partner zonder erkenning kan interessant zijn als je zelf je betalingen strak opvolgt, of als je vooral software en technische loonverwerking zoekt. Denk aan bedrijven met een eigen HR- of finance-team, of aan internationale groepen die één payrollleverancier voor meerdere landen willen.

Twijfel je? Vraag elke kandidaat dan expliciet:

Bent u een erkend sociaal secretariaat of een sociale dienstverrichter?
Wie stort mijn sociale bijdragen door aan de RSZ?
Werkt u met een erkend sociaal secretariaat op de achtergrond, en zo ja, met wie?
Wat zit er standaard in uw pakket, en wat wordt apart gefactureerd?

Een aanbieder die zich sociaal secretariaat noemt, moet die erkenning ook kunnen aantonen. De lijst van erkende sociale secretariaten wordt jaarlijks gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.

Lees ook: Wat is het verschil tussen een erkend en een niet-erkend sociaal secretariaat?

Lees ook: Loonadministratie uitbesteden: sociaal secretariaat, payroll partner of boekhouder?

Wil je weten welke aanbieders erkend zijn en wat ze concreet voor jou doen? Vergelijk sociale secretariaten en payroll partners naast elkaar op sociaalsecretariaatvergelijker.be.

Gratis adviestool — 11 vragen

Start nu uw vergelijking

Beantwoord 11 korte vragen. Wij vergelijken vervolgens +10 sociale secretariaten en u wordt gecontacteerd door de aanbieder die het best bij uw KMO past.

Stap 1 van 128%