Qu’est-ce qu’un secrétariat social et que fait-il exactement ?
Vous avez vu ce terme partout — « secrétariat social » — mais que fait concrètement une telle organisation pour vous en tant qu’employeur ?
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Qu’est-ce qu’un secrétariat social
Un secrétariat social est une organisation agréée qui accompagne les employeurs dans tout ce qui concerne l’administration salariale et le droit social. En pratique, il fait office de pont entre votre entreprise et des instances telles que l’ONSS, le fisc et l’inspection sociale : le secrétariat calcule les salaires, effectue les déclarations légalement obligatoires et vous tient informé des changements de législation et de CCT qui concernent votre personnel.
Important à savoir : en Belgique, tout secrétariat social qui agit officiellement en tant que tel est agréé par les autorités et soumis à des règles strictes concernant son fonctionnement et ses tarifs.
Quelles tâches un secrétariat social prend-il concrètement en charge pour vous
Les missions principales d’un secrétariat social tournent généralement autour de :
Calcul et paiement des salaires, y compris l’établissement des fiches de paie et des fiches fiscales annuelles.
Déclarations Dimona et DmfA, les déclarations obligatoires lors de l’engagement, de la sortie de service et les déclarations trimestrielles des salaires. Attention : cela reste la responsabilité de l’employeur ; un secrétariat social peut les effectuer, mais ce n’est en principe pas une mission principale.
Établissement des contrats de travail et du règlement de travail, adaptés à la commission paritaire applicable. Attention : cela reste la responsabilité de l’employeur ; un secrétariat social peut les établir, mais ce n’est en principe pas une mission principale.
Suivi des congés, des maladies et des absences, y compris leur traitement correct dans le calcul des salaires. Attention : cela reste la responsabilité de l’employeur ; un secrétariat social peut l’effectuer, mais ce n’est en principe pas une mission principale.
Conseils en matière d’engagement et de licenciement, comme les délais de préavis et les formalités appropriés. Attention : cela reste la responsabilité de l’employeur ; un secrétariat social peut les fournir, mais ce n’est en principe pas une mission principale.
Suivi des modifications législatives, afin que vous, en tant qu’employeur, ne deviez pas suivre vous-même chaque nouvelle CCT ou réglementation.
Les services supplémentaires, tels que l’accompagnement lors d’une inspection sociale, les conseils juridiques approfondis ou le conseil en RH, sont facturés séparément par la plupart des prestataires, en plus du forfait de base.
À qui s’adresse un secrétariat social
Tout employeur qui engage au moins un travailleur est confronté à des obligations liées à la Dimona, à l’ONSS et à l’administration salariale. Pour la plupart des PME, un secrétariat social est la manière la plus pratique de le faire correctement et dans les délais, sans devoir connaître soi-même toute la législation en détail. Les grandes entreprises disposant de leur propre service RH utilisent souvent un secrétariat surtout pour le traitement technique des salaires et les déclarations, tandis que les plus petites entreprises s’appuient généralement sur l’ensemble des services.
À lire aussi : Quand ai-je besoin d’un secrétariat social ?
À lire aussi : Quelle est la différence entre un secrétariat social et un prestataire de paie ?
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