Quelle est la différence entre un secrétariat social et un partenaire payroll ?
Comparateur de secrétariats sociaux
Un prestataire se présente comme « secrétariat social », un autre comme « partenaire payroll », un troisième comme « prestataire de services RH et de paie ». Tous promettent la même chose : vous vous concentrez sur votre activité, ils s’occupent de vos salaires. Mais derrière ces appellations se cache une différence que l’ONSS prend, elle, très au sérieux.
Partenaire payroll : un terme commercial, pas un statut légal
« Partenaire payroll » ou « prestataire payroll » n’est pas un titre protégé. Il s’agit d’un terme générique désignant toute partie externe qui prend en charge tout ou partie de votre administration salariale. Il peut s’agir d’un secrétariat social agréé, mais tout aussi bien d’un bureau comptable disposant d’un service payroll, d’une société de logiciels ou d’un spécialiste international du payroll.
« Secrétariat social », en revanche, l’est. L’ONSS établit une distinction stricte entre deux types de prestataires qui peuvent assumer vos obligations sociales en votre nom :
Secrétariats sociaux agréés — des ASBL agréées par le ministre des Affaires sociales et soumises, à ce titre, à des conditions et à des contrôles financiers.
Prestataires de services sociaux — des parties qui ne disposent pas de cet agrément. Elles ne peuvent pas utiliser le titre de « secrétariat social ».
Chaque partenaire payroll en Belgique relève donc de l’une de ces deux catégories, ou travaille lui-même avec un secrétariat social agréé en arrière-plan. Demandez donc toujours : dans quelle catégorie vous situez-vous ?
La grande différence : qui perçoit vos cotisations sociales ?
L’agrément confère à un secrétariat social un privilège exclusif : il peut percevoir les cotisations sociales de ses employeurs affiliés et les reverser à l’ONSS. Un prestataire de services sociaux ne le peut pas.
Concrètement, cela modifie votre flux de paiement :
Avec un secrétariat social agréé, vous payez vos cotisations ONSS au secrétariat, qui les reverse ensuite.
Avec un prestataire de services sociaux, cette partie effectue vos déclarations, mais vous payez vous-même vos cotisations directement à l’ONSS.
Cela peut sembler technique, mais cela touche à votre fonctionnement quotidien : qui surveille vos délais de paiement, qui reçoit les appels à paiement, et à qui vous adressez-vous si quelque chose se passe mal ?
Ce que les deux peuvent bel et bien faire
Sur le plan des services, les deux types d’acteurs sont souvent plus proches que vous ne le pensez. Un secrétariat social agréé comme un prestataire de services sociaux peut :
calculer vos salaires et établir les fiches de paie,
introduire vos déclarations Dimona et DmfA, sur la base d’un mandat que vous enregistrez ensemble via l’application Mahis de l’ONSS,
proposer un logiciel de paie et un portail pour les travailleurs,
fournir des conseils socio-juridiques, selon leur offre.
Vous pouvez même choisir de gérer vous-même une partie de votre administration et d’en externaliser une autre. Important : quel que soit le partenaire que vous choisissez, la responsabilité finale vous incombe toujours en tant qu’employeur.
Quand choisir quelle solution ?
Un secrétariat social agréé convient aux employeurs qui souhaitent externaliser toute la chaîne : calcul, déclarations et paiement des cotisations, auprès d’un acteur soumis à un contrôle supplémentaire des autorités. C’est le choix classique pour la plupart des PME.
Un partenaire payroll sans agrément peut être intéressant si vous assurez vous-même un suivi rigoureux de vos paiements, ou si vous recherchez surtout un logiciel et un traitement technique des salaires. Pensez aux entreprises disposant de leur propre équipe RH ou financière, ou aux groupes internationaux qui souhaitent un seul prestataire payroll pour plusieurs pays.
Vous hésitez ? Posez alors explicitement les questions suivantes à chaque candidat :
Êtes-vous un secrétariat social agréé ou un prestataire de services sociaux ?
Qui verse mes cotisations sociales à l’ONSS ?
Travaillez-vous avec un secrétariat social agréé en arrière-plan, et si oui, lequel ?
Qu’est-ce qui est inclus par défaut dans votre package, et qu’est-ce qui est facturé séparément ?
Un prestataire qui se présente comme secrétariat social doit également pouvoir prouver cet agrément. La liste des secrétariats sociaux agréés est publiée chaque année au Moniteur belge.
À lire aussi : Quelle est la différence entre un secrétariat social agréé et un secrétariat social non agréé ?
À lire aussi : Externaliser l’administration des salaires : secrétariat social, partenaire payroll ou comptable ?
Vous souhaitez savoir quels prestataires sont agréés et ce qu’ils font concrètement pour vous ? Comparez les secrétariats sociaux et les partenaires payroll côte à côte sur sociaalsecretariaatvergelijker.be.
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