Wat kost overstappen van sociaal secretariaat? Verborgen kosten in kaart

Waar de echte kosten zitten

De grootste kostenpost is niet de overstap zelf, maar de periode ertussen. Enkele voorbeelden van kosten die je makkelijk over het hoofd ziet:

• Dubbele abonnementskosten. Als je opzegtermijn en de opstartperiode bij je nieuwe secretariaat elkaar overlappen (omdat je dat zelf gekozen hebt) betaal je soms tijdelijk aan twee partijen tegelijk. In principe overlappen deze periodes nooit. dat kan niet volgens de RSZ. Wat dus wel kan overlappen is de periode waarin je zelf kiest om te laten overlappen. als je nog data wil consulteren, nog rapporten wil trekken, ... uit je vorige systeem en je wil de toegangen dus nog niet sluiten. maar wettelijk gezien kan de opdracht van een sociaal secretariaat voor 1 ondernemingsnummer nooit uitgevoerd worden door 2 sociale secretariaten tegelijk.

• Opstartkosten of dossierkosten bij de nieuwe aanbieder voor het inrichten van je personeelsdossier, ook al wordt dit lang niet altijd apart gefactureerd. Deze kosten zijn zoals hierboven aangehaald zeer dikwijls onderhandelbaar. Hoe dichter tegen de deadline van 30.6 je komt, hoe sterker je onderhandelingspositie als ondernemer.

• Kosten voor historische data-overdracht, zoals het overzetten van meerdere jaren loonhistoriek voor attesten of controles.

• Interne kosten — de tijd die jij of je HR-medewerker kwijt is aan het aanleveren en controleren van gegevens tijdens de overgang, tijd die je verliest aan opleiding en gebruiken van nieuwe tools, vragen opvangen rond nieuwe loonbrieven,... is niet in geld uit te drukken maar weegt wel door.

• Boetes bij een te late opzegging. Dit is ook gekend als een “verbrekingsvergoeding” omdat je alsnog vroeger weg wil gaan bij je huidige provider. Mis je de opzegtermijn of het juiste kwartaalmoment, dan zit je vaak nog 6 tot 18 maanden langer vast — met bijhorende kosten voor die extra periode of dus de zogenaamde “verbrekingsvergoeding”. Opgelet: als je een contract hebt van 3 jaar en na 1 jaar alweer weg wilt, kan deze periode nog langer zijn. Bekijk hiervoor zeker je contract.