Payrolling et employer of record en Belgique : qu’est-ce qui est autorisé ou non ?
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Un partenaire néerlandais vous conseille d’engager votre nouveau collaborateur « tout simplement via une société de payroll ». Pas de contrat, pas d’administration, pas de risque. Cela semble idéal. En Belgique, c’est précisément ce qui peut vous valoir un dossier pénal.
Partenaire payroll versus payrolling : la différence cruciale
La confusion tient à un seul mot. Un partenaire payroll traite les salaires de vos travailleurs. Vous restez l’employeur : vous signez le contrat de travail, vous donnez les instructions, le partenaire calcule et déclare. En Belgique, c’est une pratique standard, via un secrétariat social agréé ou un prestataire de services sociaux.
Dans le cas du payrolling ou d’un employer of record (EOR), un tiers est l’employeur juridique. Cette partie signe le contrat et paie le salaire, tandis que le travailleur travaille en pratique pour votre entreprise et sous son autorité. Il s’agit d’une relation triangulaire, et c’est là que se situe le problème.
Pourquoi le payrolling est risqué en Belgique
Le droit du travail belge interdit en principe à un employeur de mettre ses travailleurs à la disposition d’une autre entreprise qui exerce une autorité sur eux, sauf si une exception légale s’applique. Une structure EOR dans laquelle votre entreprise donne les instructions, tandis qu’une autre partie est formellement l’employeur, peut être considérée comme une mise à disposition interdite.
Les conséquences ne sont pas négligeables : une telle situation peut entraîner une lourde responsabilité pénale, civile et fiscale. Ce risque ne pèse pas uniquement sur l’entreprise de payrolling, mais aussi sur l’entreprise qui emploie effectivement le travailleur.
Aux Pays-Bas, la situation est différente. Le payrolling y est une structure reconnue, dotée de son propre cadre légal. De nombreuses informations en ligne sur le « payrolling » proviennent des Pays-Bas et ne sont donc pas automatiquement applicables en Belgique.
Ce qui est bel et bien possible en Belgique
Vous recherchez de la flexibilité ou souhaitez faire appel à du personnel sans devoir gérer toute l’administration vous-même ? Dans ce cas, vous disposez de ces options légales :
Devenir vous-même employeur et externaliser votre payroll. Vous engagez vous-même le travailleur et confiez l’administration salariale à un secrétariat social ou à un partenaire payroll. C’est de loin le modèle le plus souvent choisi.
Travail intérimaire via une agence d’intérim agréée. La mise à disposition est autorisée en Belgique via le travail intérimaire, dans le respect des conditions et motifs légaux.
Formes de contrat flexibles. Les flexi-jobs et le travail étudiant offrent de la flexibilité dans le cadre de votre propre statut d’employeur, avec leurs propres règles en matière de cotisations et de conditions.
Engager un travailleur belge en tant qu’entreprise étrangère. Une entreprise étrangère peut se faire enregistrer comme employeur en Belgique et faire traiter les salaires par un prestataire payroll local. Faites valider juridiquement la configuration concrète.
Comment reconnaître une construction risquée ?
Posez-vous trois questions :
Qui signe le contrat de travail ? Si ce n’est pas votre entreprise, alors que le travailleur travaille bien pour vous, attention.
Qui donne les instructions quotidiennes ? Si vous organisez et dirigez le travail, mais qu’une autre partie est l’employeur, vous vous trouvez dans une relation triangulaire.
Cette autre partie est-elle une agence d’intérim agréée, et le travail intérimaire est-il autorisé ici ? Si ce n’est pas le cas, faites vérifier la construction au préalable par un juriste en droit du travail.
Les prestataires EOR internationaux s’adressent surtout aux entreprises qui souhaitent engager du personnel à l’étranger sans entité locale. Pour les entreprises belges qui recrutent en Belgique, c’est rarement la bonne voie. En revanche, un partenaire payroll classique ne pose aucun problème : il traite uniquement les salaires de vos propres travailleurs, il n’est donc pas question de mise à disposition.
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