Qu’est-ce que Dimona et quand dois-je effectuer cette déclaration ?
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Si vous oubliez une déclaration Dimona, vous risquez, lors d’un contrôle, d’être immédiatement soupçonné de travail au noir. Pourtant, cette déclaration fait partie des obligations administratives les plus sous-estimées par les employeurs.
Qu’est-ce que Dimona exactement ?
Dimona signifie « Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte » et est la déclaration électronique par laquelle, en tant qu’employeur, vous communiquez à l’ONSS chaque début et chaque fin d’occupation. Ce n’est pas une déclaration de salaire ni un remplacement de la déclaration trimestrielle DmfA, mais un système d’enregistrement pur : il indique qui travaille chez vous et quand.
Chaque employeur en Belgique est tenu d’utiliser Dimona, quel que soit le type de contrat : un contrat fixe, un étudiant jobiste, un travailleur flexi-job, un intérimaire ou même un contrat d’un jour dans l’horeca doivent tous être déclarés.
Quand devez-vous faire une déclaration Dimona ?
La règle générale est simple : avant que le travailleur commence effectivement à travailler. Pour la plupart des secteurs, cela signifie que vous faites la déclaration au plus tard au moment où la prestation débute, et en tout cas jamais a posteriori.
Quelques points d’attention :
Pour les secteurs présentant un risque accru de fraude sociale (comme l’horeca, la construction, la viande, le gardiennage et le nettoyage), des règles plus strictes s’appliquent : la déclaration doit dans tous les cas être effectuée avant le début de l’occupation, sans exception.
Pour certains autres secteurs, il existe une tolérance limitée permettant encore de régulariser une déclaration le premier jour de travail même, mais il s’agit plutôt d’une exception que d’un filet de sécurité sur lequel vous devez compter.
Vous devez également déclarer la fin d’une occupation (Dimona-out), en particulier pour les contrats à durée déterminée ou les jobs étudiants, afin que la sécurité sociale dispose d’une image correcte de la période d’occupation.
Si quelque chose change pendant l’occupation, par exemple une prolongation ou une fin anticipée, vous devez également le signaler à nouveau via Dimona.
Que se passe-t-il si vous n’effectuez pas de déclaration Dimona ou si vous l’effectuez tardivement ?
C’est précisément la raison pour laquelle Dimona est si importante lors d’une inspection sociale ou d’une inspection du travail. Si la déclaration fait défaut, il existe en pratique une présomption que le travailleur n’était pas correctement déclaré au moment du contrôle. Les conséquences peuvent être importantes :
Une amende administrative par infraction.
Une présomption d’occupation sans déclaration, avec toutes les régularisations de cotisations ONSS et de précompte professionnel qui en découlent.
Une attention accrue des services d’inspection lors des contrôles suivants.
C’est précisément parce que le timing est si strict que la plupart des employeurs font effectuer automatiquement la déclaration Dimona via leur secrétariat social, en lien avec l’ouverture du dossier du personnel.
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